MENTIONS LÉGALES

Éditeur

Le site Extranet https://extranet.fpspp.org/pogen/ et la plateforme GED associée sont édités par France compétences, dont le siège social est situé 11 rue Scribe 75009 PARIS. France compétences est une institution nationale publique créée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (décret paru au J.O. du 30 décembre 2018), immatriculée sous le numéro Siret 130 024 565 00017.

A noter qu’à compter du 1er janvier 2019 France compétences s’est substituée au FPSPP dans ses droits et obligations de toute nature. L’association gestionnaire du FPSPP sera dissoute à partir du 30 juin 2019.


Directeur de la publication

  • Directeur de la publication : Monsieur Stéphane LARDY, directeur général par intérim de France compétences,
  • Co-directeur de la publication : Monsieur Hugues de BALATHIER, directeur général adjoint de France compétences.

Coordonnées de l’hébergeur du site internet

Site hébergé par  Thales SERVICES SAS
Adresse : Siège social : 20-22 rue Grange Dame Rose, 78140 Vélizy-Villacoublay


Objectif de l’information diffusée

L’Extranet a pour objet de permettre aux organismes bénéficiant d’un financement anciennement accordé par le FPSPP via un appel à projets ou une dotation, de déposer les enquêtes relatives aux formations engagées et réalisées et à leurs bénéficiaires. Ces enquêtes sont exigées dans le cadre de la gestion de l’enveloppe qui leur a été attribuée et du contrôle des dépenses effectuées. La plateforme GED associée permet le dépôt des dossiers participants sélectionnés dans le cadre des contrôles de service fait des projets cofinancés.


Gestion éditoriale

Les contenus de l’Extranet et de la GED sont rédigés par les services de France compétences.


POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DU SITE EXTRANET ET DE LA GED

Introduction

Cette politique a pour objectif de décrire en toute transparence les règles de mise œuvre des traitements de données à caractère personnel réalisés par France compétences dans le cadre du présent site Extranet et de la GED associée, d’encadrer la conformité de ces traitements et de garantir le respect des droits des personnes concernées sur le site https://extranet.fpspp.org/pogen/ (ci-après dénommé l’« Extranet »).

Les textes de références de cette politique sont le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données), la Loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 et la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles. Les notions utilisées dans cette politique sont définies dans le RGPD, notamment les notions de traitement, de données personnelles ou données à caractère personnel, personnes concernées et responsable de traitement.

France compétences est attachée au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles des utilisateurs de son Extranet et de la GED associée et des bénéficiaires de formation. Nous nous engageons à définir et appliquer les mesures adéquates afin de garantir la sécurité des données personnelles. Afin de veiller à la bonne application de ces règles, France compétences a désigné un Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer (DPO) qui est le relais privilégié sur ces sujets.


Les acteurs de la protection des données

Responsable de traitement

France compétences est une institution nationale publique créée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (décret paru au J.O. du 30 décembre 2018), immatriculée sous le numéro Siret 130 024 565 00017. France compétences est responsable de traitement et détermine à ce titre les finalités et les moyens des traitements mis en œuvre par le biais de l’Extranet et de la plateforme GED associée.

Contact : contact@francecompetences.fr
Adresse : France compétences, 11 rue Scribe, 75009, Paris
Numéro de téléphone : 01 81 69 01 40
Fax : 01 81 69 01 42


Le Data Protection Officer (DPO)

France compétences a désigné un Délégué à la Protection des Données dit « DPD » ou Data Protection Officer dit « DPO », dont les missions sont notamment de :
      -  Veiller à la conformité des traitements au regard de la législation et réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles et notamment des exigences du RGPD au sein de France compétences,
      -  Piloter la conformité de France compétences en bénéficiant des moyens nécessaires pour mener à bien sa mission,
      -  Tenir un registre des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par France compétences,
      -  Accompagner les équipes lors de la mise en œuvre des traitements, et dans ce cadre, informer et sensibiliser les collaborateurs,
      -  Répondre aux demandes d’exercice des droits des utilisateurs de son Extranet et de la GED associée,
      -  Être l’interlocuteur spécialisé et privilégié auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et des personnes concernées par un traitement de données à caractère personnel.

Vous pouvez contacter le DPO de France compétences en écrivant aux adresses suivantes :

Par courriel : dpo@francecompetences.fr
Par courrier :
France compétences,
A l’attention du délégué à la protection des données (DPO),
11 rue Scribe 75009 Paris


Les principes fondamentaux

Les finalités des traitements : Pourquoi nous utilisons des données personnelles

L’Extranet a pour objet de permettre aux organismes bénéficiant d’un financement via un appel à projets ou une dotation anciennement programmés par le FPSPP et géré actuellement par France compétences (OPCA, FONGECIF, Conseils Régionaux et Pôle Emploi) ci-après dénommées le ou les « Organisme(s) » de déposer les enquêtes relatives aux formations engagées et réalisées.

Ces enquêtes, exigées désormais par France compétences dans le cadre de la gestion et du contrôle des dépenses et des financements accordés, sont déposées par les Organismes en se connectant sur l’Extranet via leur compte utilisateur.

Les finalités des traitements mis en œuvre par France compétences par le biais de son Extranet et de la GED associée sont les suivantes :
      -  Gestion de l’Extranet et des comptes utilisateurs,
      -  Gestion et contrôle des dépenses et des financements accordés aux organismes,
      -  Elaboration de statistiques.

Les bases juridiques des traitements sont les suivantes :
      -  Exécution d’une mission d’intérêt public définie dans le cadre des anciennes Conventions Cadre entre le FPSPP et l’Etat,
      -  Exécution du contrat passé entre les Organismes et le FPSPP,
      -  Intérêt légitime du FPSPP.

A noter qu’à compter du 1er janvier 2019 France compétences s’est substituée au FPSPP dans ses droits et obligations de toute nature. L’association gestionnaire du FPSPP sera dissoute à partir du 30 juin 2019.


La pertinence et les catégories de données personnelles

France compétences collecte et traite les données à caractère personnel de manière loyale et licite. Par le biais de son Extranet et de la GED associée, France compétences limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire soit, aux catégories de données suivantes :
1) S’agissant des Collaborateurs des organismes ou des prestataires :

  • identité de l’utilisateur de l’Extranet (ex : nom(s), prénom(s), courriel),
  • vie professionnelle (numéro de téléphone professionnel, poste occupé, Organisme de rattachement),
  • données de connexion (identifiant, mot de passe, cookies),
  • données de localisation (ex : déduite de l’adresse IP à partir de laquelle vous consultez le site).

Il s’agit généralement de données nécessaires à la connexion sur l’Extranet ou la GED permettant aux collaborateurs des Organismes de déposer les enquêtes et les dossiers demandés dans le cadre du contrôle.

2) S’agissant des données des bénéficiaires des actions de formations, les enquêtes déposées contiennent les catégories de données à caractère personnel suivantes :

  • numéro de dossier du participant,
  • nom et prénom,
  • genre/sexe,
  • date de naissance,
  • niveau d’instruction,
  • catégorie socio-professionnelle,
  • nom de l’entreprise,
  • nom et prénom du tuteur etc.,
  • numéro IDE,
  • identifiant CPF,
  • NIR (pour les dossiers CPF uniquement).

Les données à caractère personnel relatives aux bénéficiaires présentes dans les enquêtes et intégrées dans l’Extranet ou à la GED ont été collectées directement par les Organismes.

France compétences, en tant que Destinataire autorisé des données des bénéficiaires transmises par les Organismes, est responsable uniquement des traitements de contrôle et de suivi statistique de ces données.

A ce titre, France compétences s’engage à utiliser les données aux seules fins de suivi, contrôle de service fait et de statistiques  portant sur les actions de formation cofinancées et leurs bénéficiaires et ne pas utiliser les données à des fins commerciales.

En cas de demande d’exercice de droits relatif aux traitements spécifiques de contrôle et de suivi statistique, France compétences collaborera avec les Organismes sur la réponse à apporter au bénéficiaire et procédera à la destruction des données, le cas échéant.

Ces données personnelles peuvent être utilisées par France compétences à des fins d’analyse, d’évaluation et d’élaboration de statistiques afin de rendre compte de l’avancement des projets aux instances de France compétences ainsi qu’aux différents organismes auditant France compétences. Dans ce cas, le résultat de ces analyses est présenté sous la forme de données agrégées et complétement anonymes.

France compétences rappelle aux Organismes, collectant les données personnelles directement auprès de leurs bénéficiaires, qu’en leur qualité de responsables de traitements, ils sont tenus de respecter les dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles promulguée le 21 juin 2018 et du Règlement communautaire applicable au 25 mai 2018 (RGPD). A ce titre, il appartient notamment aux Organismes d’informer les bénéficiaires de la transmission des données à France compétences en tant que destinataires conformément aux exigences de l’article 13 du RGPD et de répondre aux demandes d’exercice des droits qui leur sont adressées, formulées par les personnes concernées, conformément aux articles 15 et suivants du RGPD.


Destinataires

Les données collectées sur l’Extranet et de la GED de France compétences sont exclusivement réservées à l’usage de France compétences, et ne font l’objet d’aucune cession à des tiers. Elles sont nécessaires au bon suivi des dossiers et ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées au sein des Organismes et de France compétences.

Les données personnelles sont transmises à des sous-traitants qui traitent les données uniquement pour le compte et selon les instructions de France compétences et notamment à :

Thales Services, en qualité d’hébergeur et d’opérateur technique de l’Extranet et de la plateforme GED associée, Société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 428 677 124, dont le siège social est situé 20-22 rue Grange Dame Rose, 78140 Vélizy-Villacoublay.

Par ailleurs, aux fins de gestion et de contrôle des financements accordés aux Organismes, France Compétences peut transmettre les données personnelles relatives aux enquêtes aux destinataires suivants : Cour des comptes, Cour des Comptes européenne, DGFIP, DGEFP.

Des sous-traitants (prestataires) peuvent être sélectionnés dans le cadre des appels d’offres afin de procéder au contrôle des dossiers. Des clauses spécifiques RGPD et des engagements relatifs à la sécurité des données à caractère personnel qui pourraient leur être transmises dans ce cadre et à leur destruction après utilisation sont systématiquement incluses dans les contrats de prestation.


Durée de conservation des données

Conformément à la législation et réglementation applicable, les données à caractère personnel ne sont conservées par France compétences sous une forme permettant l’identification des personnes que pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Ainsi, France compétences conserve les données à caractère personnel transmises dans le cadre des enquêtes sur l’Extranet et des dossiers déposés sur la GED par les Organismes pendant une durée de dix (10) ans à compter de la date du dernier paiement intervenu dans le cadre d’un financement accordé par France compétences à un Organisme et ce, pour des raisons comptables. Au-delà de cette date, les données sont anonymisées.

Concernant les données de connexion des collaborateurs des Organismes ou des Prestataires, celles-ci sont supprimées dès que les personnes concernées ne sont plus utilisateurs de l’Extranet et de la GED. A noter que les Organismes doivent informer France compétences lorsqu’une telle suppression de compte est nécessaire.


L’information et les droits des personnes concernées

Préalablement à la mise en œuvre de ses traitements, France compétences informe les personnes concernées – notamment des personnes de contact des organismes ou des prestataires – conformément aux articles 13 et 14 du RGPD. Concernant l’Extranet et la GED, l’information est notamment dispensée aux personnes concernées par le biais de la présente politique de confidentialité.

Ainsi, France compétences conserve les données à caractère personnel transmises dans le Conformément à la législation et règlementation en vigueur (notamment, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles promulguée le 21 juin 2018 et le Règlement communautaire applicable au 25 mai 2018 – RGPD), les personnes concernées bénéficient des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, opposition, portabilité et définition des directives quant au sort de leurs données personnelles après leur décès.

Les personnes concernées ont également la possibilité d’introduire à tout moment une réclamation auprès de la CNIL.

Pour exercer ces droits, les personnes concernées peuvent écrire au DPO de France compétences chargé du respect des droits des personnes (dpo@francecompetences.fr).

Ces droits peuvent être exercés en envoyant un courrier postal à l’adresse suivante : A l’attention du DPO, France compétences, 11 rue Scribe, 75009, Paris.

Une réponse sera apportée dans les délais fixés par la législation et réglementation, étant précisé que :
      -  s’il s’agit d’un collaborateur d’un Organisme, la demande sera directement traitée par dpo@francecompetences.fr ;
      -  s’il s’agit d’un bénéficiaire de formation, France compétences transmettra la demande d’exercice des droits à l’Organisme concerné. Ce dernier traitera la demande et adressera une réponse à la personne concernée.

Afin de pouvoir traiter une demande, celle-ci doit être signée et la personne concernée doit justifier de son identité par tout moyen. En cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne, France compétences peut demander des informations supplémentaires et nécessaires, y compris, lorsque la situation l’exige, la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de la personne.

En cas d’exercice des droits, le Délégué à la protection des données traite les données personnelles à des fins de gestion de la demande (civilité, nom, prénom, justificatifs d’identité, copie du titre d’identité, nature de la demande, réponse apportée). Ces données sont conservées pendant une durée de trois (3) ans, à l’exception de la copie du titre d’identité, laquelle est conservée un (1) an.


Les cookies

Afin d’optimiser et améliorer la qualité des services qui vous sont proposés et leur adéquation avec les attentes des utilisateurs de l’Extranet, France compétences est susceptible d’utiliser des « cookies ». En accédant à l’Extranet France compétences et en y poursuivant votre navigation, vous fournissez votre accord à l’implémentation et l’utilisation de cookies sur votre terminal, et vous reconnaissez avoir pris connaissance de l’information qui vous est fournie concernant l’utilisation de ces cookies, et des moyens dont vous disposez notamment pour vous y opposer.


Qu’est-ce qu’un « cookie » ?

Un cookie est une information déposée sur le terminal de l’internaute (ordinateur, mobile, tablette…) par le serveur de l’Extranet. L’Extranet implante un cookie sur votre terminal pour enregistrer des informations relatives à votre navigation, et permet à son émetteur d’identifier le terminal sur lequel il est enregistré, pendant la durée de validité dudit cookie.


Dans quel but utilisons-nous des cookies ?

L’Extranet de France compétences utilise uniquement des cookies nécessaires à l’utilisation du site : il s’agit des cookies indispensables à la navigation sur l’Extranet qui vous permettent d’utiliser les principales fonctionnalités du site et de sécuriser votre connexion. Ces cookies sont exclusivement émis par France compétences. En désactivant l’utilisation de ces cookies, il se peut que vous ne puissiez plus bénéficier de certaines fonctionnalités du site.


Quelle est la durée de conservation des cookies ?

La durée de conservation de ces informations dans votre ordinateur est de treize (13) mois.


La sécurité des données personnelles

En sa qualité de responsable de traitement, France compétences détermine et met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées et nécessaires à la sécurité et à la confidentialité des données à caractère personnel pour éviter notamment tout accès par un tiers non autorisé et prévenir toute perte, altération ou divulgation non autorisée de données.

Conformément à l’article 32 du RGPD, France compétences et ses sous-traitants s’engagent à respecter la sécurité et la confidentialité de vos données.

Dans ce cadre, France compétences a défini une politique stricte de sécurité des données personnelles qui permet notamment de :
      -  Sécuriser les postes de travail de ses collaborateurs avec des identifiants uniques et des mots de passe complexes et robustes conformes aux recommandations de la CNIL,
      -  Limiter le nombre de collaborateurs ayant accès aux fichiers contenant vos données à caractère personnel (gestion des droits d’accès et des habilitations),
      -  Recourir à des procédés de chiffrement et/ou de cryptage pour protéger tout fichier de données à caractère personnel entrant ou sortant du système d’information de France compétences,
      -  S’assurer que ses propres sous-traitants respectent la législation et règlementation applicable en matière de protection des données personnelles,
      -  Tester et auditer régulièrement le système d’information afin d’en vérifier son niveau élevé de sécurité.


Modifications de la présente politique

France compétences est susceptible de modifier la politique de protection des données en tant que de besoin. Nous veillerons à ce que vous soyez informés de ces modifications par une mention spéciale sur notre Extranet ou par courriel d’information.